La idea
La «regla de las dos pizzas» es un sencillo pero importante consejo que recomendó hace tiempo el fundador y CEO de Amazon, Jeff Bezos, para conformar equipos de trabajo en proyectos (Project teams).
Se basó en sus observaciones, y en cómo las reuniones y sus equipos de trabajo eran ineficientes.
Bien, y ¿qué es lo que recomendó?
Aplicación en audiovisuales
Bezos siempre ha sido un apasionado defensor de esta idea, aplicándola en su propia compañía. No debemos tomar a broma un consejo de alguien que ha conseguido levantar una empresa desde cero hasta su actual imperio, valorado en más de 32.000 millones de dólares.
En nuestra productora audiovisual hemos venido siguiendo una norma similar (¡no estamos relacionados con la pizza!) durante mucho tiempo.
Siempre recomendamos a nuestros clientes mantener su equipo de contacto pequeño y muy unido, y nosotros hacemos lo mismo en cada trabajo.
Nosotros trabajamos muy a menudo con grandes empresas multinacionales. En la lista de clientes puedes ver algunas. En ocasiones, estas empresas (y también algunas PYMES) asignan un equipo amplio de personas para acompañarnos en la elaboración del audiovisual.
Hay buenas razones por las que estos equipos amplios llevan a la ineficiencia en la producción de video. Dos son las razones principales:
Mayor coste (precisamente lo que queremos evitar)
En un nuevo proyecto como el vídeo, todo el mundo quiere tener su opinión.
Por lo general, esto está muy bien y animamos a nuestros clientes a ser creativos, pero cuando 10 personas están dando sus ideas –muchas veces contradictorias-, esto lleva inevitablemente a una gran dificultad.
Los dos culpables principales son:
- Incorporar ideas muy diferentes, de muchas personas, en el guion y planteamiento de un vídeo es muy difícil. De hecho, rara vez funciona.
- Estos guiones tienden a ser Frankensteins: enormes, largos, hechos de retales e ideas que chocan entre sí. No presenta un conjunto eficaz… ni armonioso. Al ser más largos, los costes de montaje aumentan.
Esto no solo es un problema al plantear la estructura y guion de un vídeo, sino que también genera dificultades al final, en el montaje.
Pero si el vídeo es analizado por un equipo grande de personas, revisándolo a fondo una y otra vez, es cuando se producen grandes modificaciones substanciales. Y muchas veces, conjugar opiniones e intereses tan dispares lleva a componer, como hemos apuntado… un Frankenstein.
Viendo el vídeo medio terminado, a la gente comienzan a ocurrírsele nuevas ideas, o quieren añadir nuevas secciones o cambian de opinión (¡a menudo más de una vez!). El mensaje original se pierde.
Este alto nivel de modificaciones dispara los tiempos de edición, que a su vez cuesta más dinero. Y lo malo no es sólo el aumento de los costes: el tiempo de producción del proyecto puede llegar a aumentar masivamente.
En nuestra experiencia, tener un equipo de gestión o de revisión del vídeo demasiado grande (más de 6 personas) aumenta el coste en un 10% -15% y da lugar a un vídeo inferior. Nadie quiere este resultado.
Mayores pérdidas de tiempo (a evitar!)
Más gente en la mesa siempre implica largas reuniones en las que los participantes tratan de ponerse de acuerdo sobre ideas dispares. Esto es completamente innecesario y un estilo de trabajo pasado de moda. Las reuniones creativas deben durar un máximo (¡máximo!) de 45 minutos. Al final todo se resuelve.
No hay beneficios por tener un montón de personal clave atrapado en reuniones durante 2 horas o más. Y sin que mejore el resultado…Más aún, una idea que un pequeño grupo puede formular y adoptar rápidamente – puede llegar a alargarse indefinidamente si un grupo grande tiene que gestionarla.
Y estas pérdidas de tiempo no sólo suceden de modo aislado en la fase de pre-producción.
Cada hito del vídeo que precise aprobación (llamados checkpoints, en nuestros proyectos tenemos tasados estos pasos intermedios) tiene el potencial para alargar, ralentizar o detener el proyecto.
Si tenemos en cuenta que los Checkpoints incluyen hitos como la aprobación del planteamiento y estructura general del vídeo, la aprobación del guion narrativo y del guion técnico o la aprobación final de la edición, los grafismos, etc., los grupos grandes pueden demorar la toma de este tipo de decisiones de un modo muy importante. Incluso pequeños retrasos en cada una de estas etapas pueden convertir un proyecto de 4 semanas en uno de 3 meses… o más.
El proyecto puede prolongarse, perder impulso y que se pierdan los plazos de lanzamiento… cuando no la visión original. Cuanto más tiempo tarda en completarse cualquier producción, se pierde la chispa creativa inicial y el entusiasmo por el proyecto. Su personal puede comenzar a verlo como una tarea pesada. Lo cual lleva a que este entusiasmo perdido se note en la calidad final de la obra cuando el video final se ha completado.
Sin embargo, equipos pequeños consiguen hacer más y más rápido – le ahorran dinero y tiempo valioso y se aprovechan de una mayor claridad de pensamiento.
Por eso, la regla de las dos pizzas ayuda en la gestión de un proyecto audiovisual. Es preferible un equipo pequeño, de 3-5 personas, enfocado y listo para la acción.
Cómo funcionamos en Texel Filmmaking
En nuestra productora audiovisual, cada proyecto cuenta con un “core team” de 3-4 personas: Un director de proyecto, un guionista, un director de fotografía y un responsable de edición. Asignamos así equipos de trabajo reducidos y únicos para cada proyecto, que se encargan desde el principio hasta el fin de llevar a término todo el vídeo.
Sin embargo, un proyecto audiovisual es algo complejo, y siempre requiere de muchas más personas con responsabilidades creativas (grafistas, operadores de 3D, de post-producción, traductores, locutores, ayudantes de cámara, ayudantes de edición, operadores de Steadycam, pilotos de drones…)
Desde nuestra experiencia, resulta fundamental que el equipo extendido esté acostumbrado a trabajar junto, que las funciones estén claramente delimitadas y que los responsables de área tengan una visión global del objetivo y características del vídeo.
Y evidentemente, que cada miembro del equipo tenga un talento creativo verdaderamente brillante. Afortunadamente, nosotros hemos recibido ya diversos premios internacionales a la competencia creativa en realizaciones audiovisuales.
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